Retrouvez les lois du temps

Le temps est régit pas des Lois qu’il s’agit de connaître, pour pouvoir les transposer dans notre quotidien en voici quelqu’une des plus importantes

• La loi de Murphy

Mais pourquoi la tartine tombe telle toujours du côté du beurre » !!!!

Aussi appelée la « loi de l’emmerdement maximum » ou encore « loi de la tartine. beurrée ».

C’est l’ingénieur aérospatial américain Edward A. Murphy Jr qui l’aurait exprimée ainsi « Anything that can go wrong, will go wrong ».

Imaginez-vous dans l’espace si cela tourne à la loi des séries ?????? alors que faire ??? et bien la loi du plan B.

• LA SOLUTION ou LES SOLUTIONS.
• Envisager les risques sur nos actions.
• Prévoir un plan B en cas de …
• Accepter que la situation ne se passe pas comme nous l’aurions voulu afin que nous ne déclenchions pas une séquence de stress qui priverait notre cerveau de son oxygène si précieuse à avoir des idées géniales.
• Evaluer la durée d’une tâche en mettant une marge de sécurité
• Et garder le sourire !

• La loi anti Taylor

  :

  • « La chronologie des évènements est trompeuse » le mails, survoler, lecture rapide.
  • Evaluer le temps que prend une tâche.

• La loi Pareto :

  • 20 % de notre énergie = 80 % de notre productivité
  • 20% de nos missions font notre réalisation
  • Connaitre les taches qui ont de la valeur afin d’être capable de prioriser.

• La Loi de Fraisse :

  • Plus captivante est l’activité, plus elle parait brève »
  • Nous avons tendance à commencer les tâches que nous aimons et finir par celle que nous aimons le moins et donc de nous risquer de « procrastiner » ( remettre au lendemain ce que l’on peut faire le jour même).
  • Ici il s’agit de réaliser la tâche la plus « énergivore » et /ou que nous aimons le moins faire au moment de la journée ou nous sommes le plus en « Energie ».

• « La Loi des petites victoires »
  L’hyper « courtisme » se fixer des objectifs rapprochés pour éviter de se décourager !
  Idéal dans la conduite du changement et sur les longs projets

• La loi anti blablabla :

  Être SMART

• La Loi de Murphy

• « Rien ne se passe jamais comme on l’a prévu »

• « Le Diable est dans les détails » = anticipation
• Raisonnable/paranoïa intelligente.
• Prévoir l’imprévu :
  • Il faut savoir que 60% du temps et prévisible -40 % est constitué d’imprévus alors autant le rendre prévisible, plusieurs astuces :
    • Allouer sur son planning et sa to do list des heures imprévus
    • Analyser ses chronophages « appels , interruptions … » et les rajouter à sa to do list.
    • Prendre une marge de sécurité dans l’estimation du temps que cela prend.

  • La Loi de Parkinson :

    • « Comme le gaz le temps se dilate jusqu’à occuper la totalité de l’espace disponible » 
  • Se fixer un but : 20 minutes , une deadline.

• La Loi de Douglas «  plus on dispose de temps plus on trie » mails-info inutiles….
• « Plus on dispose de place plus on s’étale »

• Loi d’Illich :

  • « Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine diminue jusqu’à devenir négative »

• La Loi de Carlson :

• L’ennemi numéro 1 de la productivité : L’interruption ou la coupure
• Selon l’étude de l’économiste Carlson 1 manager est dérangé en moyenne toutes les 20 minutes voire 12 minutes sur des situations de « crise »

Coupure = erreur = fatigue = stress

• 1 travail en continu prend moins de temps que morcelé
• Sachant que les neurosciences nous apprennent qu’entre chaque coupure il faut au cerveau 3 à 5 minutes pour se « reconnecter » à la tâche qu’il est en train de réaliser, on comprend mieux.

Mais comment faire alors ? Voici quelques conseils :

1. Faire un briefe matinal pour caller l’organisation de l’équipe QFQQCP – , échanger sur les priorités et sur nos agendas communs
2. Regarder ses mails sur des créneaux dédiés et ne pas être dans l’instantanéité de lecture et de réponse (matrice d’Eisenhower est là pour nous aider à les prioriser)
3. Fermer la porte en informant son équipe que nous avons besoin de calme et que nous serons disponible d’ici 02 h max (et oui au delà de 02 heures l’attention chute, une coupure de 3 à 5 minutes remettra en énergie- ici la coupure est saine)
4. Séquencer le livrable avec des coupures choisies étape par étape
5. Tenir compte de vos dispositions mentales (cf voir les autres lois)
6. Stopper le « multitasking » le zapping des tâches

• La Loi de Hofstadter :
• « Il faut toujours plus de temps que prévu »

Comprenez vos mécanismes du stress

Repérer vos croyances Limitantes au travers des Drivers ( Taibi Kahler)

• Être SMART

Se fixer des objectifs CONCRETS ET FACTUELS

ETRE DANS UNE REALITE CONCRET ET NON SUBJECTIVE DE PERCEPTION

Pour être capable de :

• Se positionner
• De prendre une décision
• D’utiliser la matrice d’Eisenhower

• Se poser les « bonnes questions » sur son rôle et ses missions pour faire les bons choix :

Quel est mon rôle sur le projet d’entreprise ?

C’est le Qui fait quoi quand comment pourquoi en entreprise ?

Pour être capable de faire des choix se positionner 

• Faire un planning type

Le planning type est une représentation ‘imagée et idéale » ou l’on va répartir les différentes tâches de notre fiche de poste et de notre réalité de manière réfléchie et posée.

Les tâches vont être positionnées sur ce planning selon la règle de Kepner « la règle de 5 B » :

La bonne tâche, bon endroit , bon moment , bonne valeur , bonne estimation de durée. C’est-à-dire là ou elle devrait être en se disant que c’est là ou nous avons le plus de chance de réussir.

Ce planning servira à :

• Nous discipliner
• Donner un cadre à notre journée et semaine
• Informer les autres de nos activités
• Nous refaire prendre nos esprit dans une séquence de stress

• La méthode TEMPS

Tout noter (agenda et to do list)

• que cela ne reste pas dans la tête et plutôt sur un cahier – aide à vider la charge mentale et revenir au cadre en cas de stress
• Pour les visuels ( VAKOG) aide à la mémorisation

Estimer la durée

• Combien de temps cela me prendrait dans des conditions optimales et non dans ma réalité avec mes affects pour cette tâche ?
• Si je ne me mets pas d’heure de fin je vais m’y donner le temps et tout le temps (Loi de parkinson)

Mesurer les imprévus

• La loi de Murphy ET La Loi de Hofstadter
• Rajouter une marge d’imprévus comme cela si imprévus on diminue l’impact et si il n’y a pas d’imprévu on gagne sur une tache d’après

Poser les priorités

• Matrice d’Eisenhower
• Est-ce bien à moi de réaliser cette tâche ? suis la personne la mieux placée ?
• Sur l’ensemble des tâches à réaliser y a-t-il une tâche plus ou moins importante ?

S’assurer que tout a été fait :

• La loi de Kotter et la loi D’Illich
• Rayer
• Reporter ce qui n’a pu être fait le jour même et qui pouvait être déplacé.

Faire une to do list

• Tous les jours faire une to do list
• Dès le matin définir les priorités avec la matrice d’Eisenhower
• La faire le matin
• Rayer après chaque tâche réalisée
• Quand arrive un imprévu regarder ou et comment vous allez positionner la nouvelle information

• Se libérer de la boite mail :

Les choix face à un mail

La boite mail se lit 03 fois par jour maximum

Les mails doivent être traités avec la matrice d’Eisenhower et entrer dans la to do List ou dans l’agenda.

Les mails répondent aussi à des codifications d’écriture et de style qui permettent également de gagner du temps

Quelques règles :

Le mail est un outil qui sert à transmettre une information, un document

• Au-delà de 3 mails sur le même sujet, il faut changer de canal de communication et prendre le téléphone ou aller voir la personne
• Le mail ne doit pas être utiliser sur des sujets qui demandent une réflexion ou les opinions et avis vont devoir être « débattus »
• Le mail n’a pas de caractère d’urgence et se veut sur des réponses à 48 h max sinon c’est un autre canal (téléphone ou le face à face)
• 1 mail doit être SMART
• 1 mail est écrit pour être Lu donc adapté à la personne qui va le lire

• Un mail doit avoir un objet qui permet aux lecteurs de se positionner selon les choix de priorisation des mails
• L’envoi A c’est la personne qui doit faire l’action / CC la personne est « pour information »
• Une boite gestion de sa boite mail « catégoriser » aide à gagner du temps
• Classer ses mails

Garder à l’esprit que  » L’urgence trouve toujours un chemin »

• Apprendre à dire Non :

Il est difficile en entreprise et avec os drivers de dire NON

Toutefois il est important de Dire les Choses et d’utiliser une communication non violente et assertive.

• L’assertivité est un outil de communication qui consiste à s’affirmer sans agresser l’autre et sans être tributaire de ses actes et actions
• Dans la quête du gagnant – gagnant.

Le D.E.S.C. est l’outil qui permet d’instaurer cette communication bienveillante.

Cet outil permet De formuler une « critique constructive » et d’éviter les mécanismes de survie propice au conflit.

« D » pour Décrire les faits

« E » pour Exprimer ses Émotions

« S » pour Spécifier des Solutions

« C » pour Conclure avec les Conséquences positives

Comment faire ?

DECRIRE LES FAITS

• Se baser sur des éléments CONCRETS / OBSERVABLES inhérents à la situation.
• Faire un CONSTAT et non un reproche ou jugements de valeur, de personnes.
• Ramener la discussion sur la réalité et non sur le jugement de personne.
• Être sur les Où le comportement et non la personnalité.
• Être dans le « Je » et non pas dans le « TU » (tu qui tue)
• Ramener sur la situation et non sur les acteurs.
• Être précis, factuel,

EXPRIMER SES EMOTIONS

• Verbaliser ses émotions
• Mettre un nom sur ce que nous ressentons dans le cas d’une situation ou conflit inter personnel
• Sinon revenir et réexpliquer, redonner du sens au pourquoi.

SPECIFIER LES SOLUTIONS

• Trouver des solutions ensembles pour mettre en place des actions afin que la situation s’améliore.
• Quelles solutions avons-nous ? Comment pourrions-nous faire ?
• Des propositions de solutions qui doivent être :
  • SMART
  • Qui conviennent au 2 parties
  • Être positif :
    • Mots roses : phrases d’action et qui invitent à des solutions.
    • Dire ce que l’on peut faire et non pas ce que l’on ne peut pas faire.
      • Exemples: on va trouver des solutions- ce que l’on peut faire – les actions possibles- je te propose de – la personne ressource est – je peux….

CONCLURE SUR DES CONSEQUENCES POSITIVES

• Faire preuve d’empathie
• Mettre en avant ce que la personne va y gagner et notamment sur son besoin motivationnel lié au travail ou à son driver ( Maslow ou Les drivers).

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• La Loi de Confucius :
  • « L’expérience ne sert qu’à répéter les mêmes erreurs mais plus rapidement »
  • Mieux vaut s’inspirer d’un procédé que de chercher à l’imiter

Apprendre à dire « Non » à être assertif.

• Être capable de dire les choses

Il est bien évident qu’en entreprise ou société, nous devons faire des concessions et des contreparties. Et qu’il faut faire preuve de « camaraderies » oui , mais jusqu’où votre driver va vous amener dans le dysfonctionnement et quel impact cela finira t-il par avoir sur le projet ».

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