Comment rédiger des mails efficaces , professionnels et lutter contre l’infobésité?

Rappel de la définition d’un mail

Le mail est un média de communication électronique qui consiste à envoyer 1 message écrit à une autre personne avec l’intention de lui transmettre une information ou un document et qui peut entrainer une action de la part de notre récepteur.

Une action qui dans aucun ne se veut immédiate mais sur la base de 48 h maximum :

Ce que le mail n’est pas :

  • Un moyen de communication avec un caractère d’urgence.

  • Un moyen de communication ou l’on doit débattre et échanger sur des informations.

Sinon c’est un autre canal de communication comme le téléphone ou se déplacer.

  • Prendre une décision

  • Collaborer mieux

  • Collaborer plus vite

  • Déplacer de l’information efficacement

    Faire agir

  • Remercier

  • Transmettre des documents

Un mail se rédige pour être lu donc il doit être adapté dans :

  • Sa codification typologique des formules de politesse.
  • Sa codification du langage, mots, termes employés…

Rappel l’INFOBESITE

https://www.chefdentreprise.com/Thematique/marketing-vente-1027/Breves/L-edifiante-infographie-sur-l-infobesite-47297.htm

Droit à la déconnexion :

Instauré par la loi dite « Loi travail » du 8 août 2016, le droit à la déconnexion est en vigueur depuis le 1er janvier 2017. Il est consacré à l’article L. 2242-17 du Code du travail.

« En dehors de ses heures de travail, tout salarié n’est pas tenu d’être en permanence joignable par son employeur pour des motifs liés à l’exécution de son travail.

Dans le cadre du télétravail, mis en place de façon exceptionnelle ou non, le droit à la déconnexion s’applique également. Cependant, les modalités de ce droit doivent être prévues par l’entreprise. »

https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A14652

03 objectifs :

  • Assurer le respect des temps de repos et de congés
  • Assurer l’équilibre vie professionnelle et personnelle
  • Protéger la santé des salariés

Quelques consignes « Charte de Cyber courtoisie »

  • Consignes pour ne pas répondre aux mails ou à des appels sur son téléphone portable 
  • Dispositifs de mise en veille des serveurs informatiques en dehors des heures de travail
  • Activation des messageries d’absence et de réorientation 
  • Détermination d’horaires fixes pour les salariés en télétravail
  • Signature automatique indiquant le caractère non impératif d’une réponse immédiate

 

Rédaction du mail professionnel

  • Sobre :
    1. Polices les plus courantes -Verdana-Arial-Times-Helvetica-Tahoma
  • S.M.A.R.T- Quel est mon objectif à atteindre ?
    1. Quel est son degré d’urgence ?
    2. Qui sont mes interlocuteurs ?
    3. Comment dois-je m’adresser à eux ?
    4. Ai-je besoin d’obtenir une réponse ? Si oui, à quelles questions précises ?
    5. Un mail seul ou mail et appel ??????
    6. Mon message peut-il être ambigu ou mal interprété ?
      1. C-Q-Q-C-O-Q-P
  • Qui est ma cible ?
    1. Formule de politesse
    2. Most et mots clés
    3. Codes
    4. Formulation des phrases
    5. Attentes en matière d’informations
    6. Structure de personnalités et personnalisation du mail
    7. A Qui il est destiné :
  • Un mail a une structuration initiale et codifiée
    1. Un objet :
      1. Un e-mail professionnel se rédige en fonction de l’intention de communication
        1. Quelle est la situation ?
        2. Quelle est mon intention ?
        3. Qu’est-ce que je cherche à obtenir ?
        4. 5 à 10 mots

C’est lui qui influence l’ouverture du mail donc va falloir :

  • Capter l’attention
  • Convaincre de la qualité du contenu
  • Appeler à l’action

D’un seul coup d’œil votre lecteur connait l’objet et a une idée du contenu

C’est la 1ère information que lira le destinataire 

Cela l’aidera :

  • À prioriser ses mails
  • Se positionner
  • Prendre une décision

Exemples :

  • Finalisation du dossier KE198
  • Inscription au séminaire Formation 2021
  • Demande d’accès intranet
  • Candidature au poste de chargé de communication markéting
  • Confirmation de commande 25ac7
  • Annulation réunion de 15h vendredi 3 juin
  • Maintenance du serveur web semaine 45
  • Compte rendu du séminaire du 7/05/2021
  • Annulation de la formation PRAP du 23 mars
  • Invitation au départ à la retraite de MARIE DUPONT
  • Demain : coupure informatique de 8h à 10h00 ……
  • Pour information
  • Pour Review
  • Pour consultation
  • Pour validation

  1. Une formule d’appel : Continuité de à qui est il destinée ?

  1. Un contenu

Plusieurs méthodes existent :

 La pyramide inversée : consiste à commencer son texte par l’idée de l’objet et par l’information la plus importante vers la moins importante.

Notion de Global détail

 L’idée d’inviter la personne à passer à l’action «  call to action » et de rompre les chaines de mail

  • Quelle est la démarche à suivre ?
  • Ai-je fait une erreur ?
  • Quand reviendrez-vous vers moi ?
  • Quelle est la procédure ?
  • Comment dois je faire ?
  • Pouvez-vous m’aider à trouver des solutions ?
  • Je vous propose de nous rencontrer pour échanger de vive voix

La méthode Situation – Problème -Solutions : 

L’idée ici est d’être dans l’assertivité ( consiste à s’affirmer sans agresser l’autre et sans être tributaire de ces actes et actions)  et d’éviter ainsi les mails « urticants » et donc tous mécanismes de défenses (fuite-attaque-manipulation) qui pourraient nous éloigner de l’objectif initial collaborer ensemble.

Le mail très long ( plus de 100 mots) cela peut arriver !

 Le mail d’une chaine de mail

Faire un résumé en 10 lignes des mails précédents en ne gardant que ce qui est important dans le mail pour celui qui va le réceptionner.

Toujours pareil c’est lui qui va devoir passer à l’action donc il va falloir « vendre » donc adopter ses codes et langages et motivations !

  1. Une formule de politesse

A adapter en fonction du type de mail et de la situation de communication ( cf tableau page 4) sachant que le « cordialement » est devenu et entré dans les mœurs.

  1. Une signature

Devra contenir les informations qui permettent de collaborer et de choisir un autre canal de communication plus adapté que le mail téléphone, adresse – WhatsApp……

  • Retenir à partir de 2 à 3 mails en aller-retour : prenez le téléphone ou allez discuter avec la personne en face à face , vous ne vous comprenez pas , vous perdez du temps et de l’énergie.
  • Relisez vous

Gérer sa boite mail :

  • Avec les 1,4 milliards d’emails envoyés par jour en France,
  • Spams et publicités jusqu’à 95 % des informations.
  • Vous recevez un mail prenez le temps de lire dans quelles positions vous êtes :

 À :

  • Correspond à l’adresse e-mail du destinataire
  • Celui qui est directement sollicité « pour action ».
  • On ne s’adresse qu’à un seul correspondant.

Cc : En copie.

  • Les adresses e-mails des personnes en copie
  • Les personnes que nous souhaitons informer sans pour autant que ces personnes n’agissent nécessairement.

    Les destinataires à choisir avec discernement.
  • Les personnes, outre l’informé hiérarchique, qui seront en copie doivent avoir une réelle implication dans le projet

Cci : En copie caché

 5 choix se posent à vous

 La matrice d’Eisenhower

Par rapport à votre rôle, missions, vos tâches et votre fonction :

  • En quoi ce mail est prioritaire et mérite d’être passé avant toute chose, par rapport à ce que vous êtes en train de faire.
  • En quoi répondre à ce mail va avoir un impact direct sur votre poste, sur l’activité de l’entreprise.
  • Evaluer la valeur de ce mail par rapport à votre rôle et vos missions ou vos drivers et votre « désirabilité sociale » c’est-à-dire l’image que vous voulez donner, ce que vous voulez que l’on dise de vous ????
  • Votre priorisation est-elle objective ? ou subjective ?

 Traiter le mail : classer les mails

Deux écoles :

  • Celle de 0 mails dans la boite mail
  • Celle de mail dans la boite comme To do List

Mais les 02

  • Faire des dossiers familles
  • Dossier « Banque » « Relance »
  • Les noms et codifications doivent vous parler afin les retrouver plus facilement

Les mails non lus :

  • Traiter immédiatement les emails qui requièrent un temps de traitement réduit.

Quand vous ouvrez votre boîte de réception, identifiez les messages qui n’exigent qu’une réponse brève et rédigez-la immédiatement.

  • Utiliser des répertoires :

Pour les traitements dits « supérieurs » plus longs

Pour ceux qui impliquent des interlocuteurs tiers ou des éléments indépendants de votre seule force de travail : la réponse est nécessairement différée.

Créer un répertoire « à traiter » : cela vous permet de lire l’email – qui n’apparaît plus en « non lu » – tout en l’archivant dans un dossier à consulter au moment où vous êtes en mesure de traiter l’email.

Organiser vos libellés en fonction du niveau d’urgence ou des deadlines – « à traiter sous 24h », « à traiter sous 7 jours » …

La boite mail doit être vue comme un « trieur », chaque mail est à sa place et sera traité en fonction de la matrice d ’Eisenhower *

  • S’allouer des créneaux pour lire les mails dans votre planning type
  • Désactiver les notifications
  • Consultez votre messagerie quelques fois par jour : Une fois par heure pour commencer, jusqu’à arriver à 3 fois par jour.
  • S’il s’agit d’une problématique urgente, ne vous en faites pas, les personnes trouveront un autre moyen plus efficace de vous contacter.

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